1. Home
  2. review
  3. Kleinsteen review: voldoet dit boekhoudprogramma aan de verwachtingen?

Kleinsteen review: voldoet dit boekhoudprogramma aan de verwachtingen?

3
0

De voordelen en nadelen van Kleisteen boekhoudkundig programma
Kleisteen is een boekhoudoplossing voor Nederlandse ondernemers, accountants en kleine en middelgrote ondernemingen die maximaal twintig medewerkers hebben. Het omvat ook projectadministratie, voorraadbeheer, urenregistratie en facturering. Vooral voor starters en ZZP-ers is dit boekhoudsysteem handig. Zij betalen geen opstartkosten en krijgen een gratis proefperiode van 60 dagen.

Startende ondernemers hoeven in het eerste jaar slechts de helft van de kosten te betalen, maar moeten wel de tijd nemen om zich het systeem eigen te maken. Hebben ze het eenmaal onder de knie, dan kunnen ze gemakkelijk schuiven met de diverse prijsmodules. Het systeem groeit dus mee met hun onderneming.

kleisteen

Hoe werkt Kleisteen?

Ben je een accountant of ondernemer? Dan kun je met behulp van Kleisteen veilig en gemakkelijk online samenwerken met anderen. Het systeem biedt je de mogelijkheid om overal en altijd je administratie na te slaan, omdat je met het programma honderd procent in de cloud werkt. Je kunt het programma volledig aanpassen aan de eisen van je onderneming. Handig is dat verschillende medewerkers tegelijk in het systeem kunnen werken.

Kleisteen is een programma dat geknipt is voor zowel kleine als grote bedrijven, voor zowel eenvoudige als meer complexe boekhoudingen. Dit programma maakt het mogelijk om te bepalen hoeveel werk je aan je boekhouder overlaat en hoeveel je zelf doet. In het laatste geval kun je vanwege het gemakkelijk te hanteren systeem bijvoorbeeld zelf je btw-aangifte indienen. Jouw boekhouder hoeft slechts de nodige controle te verrichten.

Het systeem stelt je in staat om facturen en bonnen via je computer, je app of e-mail te importeren. Dezelfde app maakt invoer van het aantal gewerkte uren ook mogelijk, waardoor deze uren meteen ingeboekt kunnen worden. Door gebruik te maken van facturen in UBL- of Pdf-formaat, kun je inkoopfacturen sneller in je boekhouding verwerken. Het verzenden van declaraties, facturen en bonnen geschieden vanuit Kleisteen automatisch in UBL-formaat (Universal Business Language).

Administratiekantoren die gebruik maken van Kleisteen krijgen de beschikking over een kosteloze versie van Accountancy PRO. Jouw bedrijf krijgt ter ondersteuning ook een eigen contactpersoon toegewezen. Extra voorzieningen zijn het gebruik van een eigen rekeningschema en pro Deo workshops voor werknemers van administratiekantoren. Het programma heeft voorts een eigen portaal en een veilige digitale communicatielijn met de overheid. Een eenvoudige en efficiënte uitwisseling van gegevens met de overheid is hierdoor gegarandeerd. Denk bijvoorbeeld aan de belastingdienst, Digipoort en de Kamer van Koophandel. Het indienen van de aangiftes voor omzetbelasting gebeurt volledig digitaal.

Features

Het online boekhoudkundig programma Kleisteen is opgericht door Theo Smits en Jacqueline Langedijk en bestaat al vanaf 2003. Het stelt gebruiksgemak en betaalbaarheid voorop.

Andere features zijn:

Het programma heeft een dashboard dat gebruikers inzicht geeft in essentiële statistieken zoals kosten, omzet, cashflow en brutowinstmarge.
Gebruikers kunnen eigen facturen, bonnen en declaraties aanmaken in Pdf-formaat en deze verzenden naar cliënten. Het is ook mogelijk de status van deze nota’s bij te houden en een herinneringsbriefje te sturen voor onbetaalde rekeningen.

Activiteiten, taken, werknemers en uren kunnen dankzij projectmanagement tools aan afzonderlijke projecten worden gekoppeld en leidinggevenden zijn in staat om het verloop van een project te volgen.
De functie voorraadbeheer is inclusief verkoop- en inkooporders, pro forma facturen, ondersteuning voor verschillende tarieflijsten, pakbonnen en orderbevestigingen, backordering, het volgen van batchnummer/serienummer en vervaldatum, samengestelde producten en meer.

Het systeem ondersteunt instelbare uurtarieven per project, taak, medewerker of klant, maar ook vaste tarieven voor het in rekening brengen van uren die in rekening gebracht kunnen worden.

Het programma biedt abonnementsfacturering en SEPA-betalingsverwerking.

Voor-en nadelen

Voordelen

  • Dit boekhoudkundig systeem is betaalbaar, gemakkelijk en flexibel en maakt samenwerking tussen ondernemer en diens administratiekantoor mogelijk.
  • Je gegevens zijn overal en altijd na te slaan.
  • Het online programma is geschikt voor vrijwel alle gangbare browsers zoals Explorer, Chrome, Safari en Firefox. Bovendien is het compatibel met Windows en MAC.
  • Administratiekantoren kunnen gebruik maken van het handige portaal voor online gegevensuitwisseling met klanten en voor het indienen van belastingaangiften.
  • Het programma geeft gratis workshops aan ondernemers en administratiekantoren, maar biedt ook online ondersteuning aan.
  • Gebruikers kunnen, behalve van de startersgids, ook eenmalig kosteloos gebruik maken van een telefonisch startconsult van een half uur.

Nadelen van het programma

Als je geen ervaring hebt met boekhouden, dan zal je de nodige tijd moeten stoppen in een nadere kennismaking met het programma. Je bepaalt gelukkig wel zelf hoeveel tijd je wilt investeren om het systeem onder de knie te krijgen. Ook kun je zelf besluiten of je een gratis workshop wil volgen of noodzakelijke informatie wilt verzamelen op basis van eigen ervaring, al dan niet ondersteund door de online support.

Integraties

  • Het systeem kan geïntegreerd worden met een aantal grote banken zaols, Rabobank, ING, Triodos en bunq.
    Het programma kan ook met PayPal worden geïntegreerd.
  • Het softwaresysteem gaat volledig voor verdergaande digitalisering en automatisering van het boekhouden, ook wel bekend als machine learning of Robotic accounting. Er wordt geen gebruik gemaakt van Scan en Herken, maar de bedoeling is spoedig over te stappen op het digitaal ontvangen en verzenden van facturen direct in het boekhoudsysteem.
  • Een gecontroleerd systeem helpt frauduleuze facturen voorkomen en zal vooral voor de grotere ondernemingen essentieel zijn. Het automatisch klaarzetten van betaalopdrachten is de volgende stap en in verband hiermee vindt de invoering van een autorisatie-systeem voor facturen plaats.
  • Overigens zal het programma een communicatiesysteem opzetten binnen het boekhoudpakket, waardoor samenwerken eenvoudiger wordt. Het systeem werkt ook eraan om het voeren van een geautomatiseerde online administratie betaalbaar te houden voor zowel ondernemers als de boekhoud- en accountancykantoren. Het softwareprogramma wil daarmee voldoen aan alle eisen zoals de steeds verdergaande automatisering, elektronische aangiften en de uitwisseling van bankgegevens.

Gebruiksvriendelijkheid

Typische gebruikers van dit boekhoudkundig programma zijn kleine en middelgrote bedrijven, accountants, freelancers en administratiekantoren. Onderzoeksbureau GBNED heeft Kleisteen het Keurmerk Betrouwbaar boekhouden gegeven.

Na beoordeling van ruim 100 aspecten en eigenschappen kwam GBNED tot het slotsom dat de uitgebreide functionaliteit gerelateerd aan de beoogde doelgroep een van de pluspunten was. Het pakket is op basis van een groot aantal instellingen naar eigen inzicht in te richten.

Het systeem is volgens GBNED ook zeer flexibel, omdat één relatie aan meerdere groepen toegekend kan worden.

Als basis voor het pakket wordt gewerkt volgens het principe van robotic accounting. Daarbij wordt automatisch een inkoopfactuur als inkooptransactie klaargezet op factuurregelniveau. Het boekhoudkundig programma heeft op alle segmenten uit het normenkader een voldoende gescoord. Dat was genoeg om in aanmerking te komen voor het keurmerk.

Prijs

Na een gratis proefperiode van 60 dagen kun je uit drie pakketten kiezen:

  • Kleisteen ZZP voor 15 euro per maand
  • Kleisteen Business voor 25 euro per maand
  • Kleisteen Pro voor 35 euro per maand.

Startende ondernemers hoeven slechts de helft te betalen tijdens hun eerste ondernemingsjaar. In alle pakketten zijn telefonische support en ondersteuning via e-mail inbegrepen bij het opstarten. Extra gebruikers toevoegen? Dat kan: voor 3,50 Euro, ongeacht het gekozen pakket.

Voor administratiekantoren geldt dat zij korting krijgen op alle pakketten. Een administratiekantoor hoeft ook geen startbedrag te betalen. Een basisadministratie zonder klantentoegang is al ter beschikking vanaf 1 Euro per maand.

Voorts zijn de volgende tarieven van toepassing:

klantadministratie verzorgen vanaf 2 Euro per maand (Accountancy Lite), terwijl Accountancy Plus 6 Euro per maand bedraagt.

Accountancy Lite omvat:

  • Budgetteren
  • vaste activa
  • transitorische posten
  • handmatige import banken

Accountancy Plus omvat:

  • Budgetteren
  • vaste activa
  • transitorische posten
  • handmatige import banken
  • Bonnetjes naar digitale inbox
  • Bankenkoppelingen beschikbaar
  • Digitaal documenten upload
  • Digitaal archief
  • klanten factureren voor 8 Euro per maand, inclusief administratie

Accountancy PLUS door jouw bedrijf

  • korting op ondernemerspakketten
  • kosteloos Accountancy Portal administratie voor toegang tot alle cliënten
  • kosteloos eigen administratie
  • Vanaf 26 Plus administraties een staffelkorting die kan oplopen tot wel 50%.

Extra modules voor jouw bedrijf:

  • Btw-module voor 15 Euro, voor al jouw klanten samen, inclusief alle verzendingen
  • Kantoorurenregistratie voor 5 Euro per kantoorgebruiker
  • Elektronisch Klantdossier voor 2 Euro per klant
  •  PDF en andere factuur-formaten omzetten met Elvy voor 60 Euro (al jouw klanten)

(3)