1. Home
  2. review
  3. Exact online review: is dit boekhoudpakket je geld waard?

Exact online review: is dit boekhoudpakket je geld waard?

5
0

Exact is een bedrijf met allerlei soorten software, waaronder een boekhoudprogramma. Ze benoemen dat ze het belangrijk vinden om te sturen op cijfers, zodat je daarmee kan bouwen op succes. Eens kijken hoe dat geldt voor hun boekhoudprogramma.

Exact online Features

Exact Online heeft in de basis vier pakketten voor boekhouden met diverse functies. We lichten hieronder alle mogelijke functies toe.

Boekhouden

De belangrijkste functie is natuurlijk de boekhoudfunctie. Bij Exact Online krijg je een no hands accounting bij het boekhoudsysteem, waarover hieronder meer. Verder kun je in het boekhoudsysteem samenwerken met een accountant of boekhouder, de BTW-aangifte regelen en salarismutaties uploaden.

exact online

Factureren

Exact Online is ook geschikt voor factureren. Het verschilt per pakket hoeveel facturen je mag sturen per maand. Maar je kunt deze aanmaken in Exact Online en uitsturen. Vervolgens kun je ook via het programma herinneringen en aanmaningen laten versturen,

Relatiebeheer

Het programma beschikt ook over een functie voor relatiebeheer. Hierin kun je relatiegegevens beheren. Niet enkel klantgegevens, maar ook gespreknotities, serviceverzoeken en klachten. Daarnaast zit er ook een Kamer van Koophandel functie in het programma, waarbij je relaties kan aanmaken inclusief KVK-nummer.

Verder is het mogelijk om offertes op te stellen en goed te keuren. Zodra een offerte wordt goedgekeurd kun je deze direct omzetten naar een factuur. Ook worden hiervan rapportages gemaakt, zodat je je verkoopkansen kan inzien. En om contact te onderhouden met je relaties kun je in samenwerking met MailChimp nieuwsbrieven versturen via dit boekhoudsysteem.

Kostenanalyse

Met de kostenanalyse binnen Exact Online krijg je inzicht in je uitgaven. Zo krijg je inzicht in financiële prestaties van jouw bedrijf en kun je voorkomen dat kosten te hoog oplopen en je winstmarge verdwijnt.

Budget

Wanneer je werkt met budgetten, is de budget functie handig voor jou. Binnen Exact Online kun je budgetteren op grootboekrekeningen, kostenplaatsen en de kostendragers. Hiermee houd je je begrotingen en budget onder controle.

Activa

Met behulp van activa kun je je afschrijvingen online beheren. Je kan zelf kiezen uit diverse afschrijvingsmethodes en vervolgens gaat de verwerking van de boekingen automatisch. Hiermee schrijf je vaste activa nauwkeurig af.

Valuta

Doe je internationaal zaken? Dan is valuta een belangrijke functie. Je kunt hiermee makkelijker zaken doen over de grens. Een voorbeeld: je kan inkoopfacturen inboeken in YSD en verkoopfacturen versturen in GDP. Je kiest zelf of je met vaste of variabele valutakoersen wilt werken en kan deze ook eenvoudig herwaarderen.

Integraties

Binnen Exact Go heb je altijd recht op een bankkoppeling, waarmee je automatisch je bankafschriften kan laten verwerken in de boekhouding. Hierbij hoef je geen afschriften meer handmatig in te voeren en worden betalingsbestanden automatisch afgeletterd. (Let op: het verschilt per bank wat er mogelijk is.)

Daarnaast zijn er ook andere integraties mogelijk voor alles wat je nodig hebt binnen je bedrijf. Denk aan CRM, eCommerce systemen (zoals WooCommerce en Mollie), HR, Logistiek en Rapportages. Je kan het zo gek niet bedenken en je kan het koppelen met dit boekhoudsysteem.

Ook kan je de add-on Scan & Herken toevoegen, waarbij je met je telefoon of tablet papieren bonnetjes kan inscannen. Deze wordt daarna klaargezet als een voorgestelde boeking en je bouwt een digitaal archief op. Verder kun je ook nog functies toevoegen voor loonadministratie en abonnementenadministratie.
Gebruiksvriendelijkheid

Iets wat Exact Online erg sterk communiceert is dat zij werken met no hands accounting, zodat je tijd wint. Eens kijken hoe gebruiksvriendelijk dit programma is.

No hands accounting

Het no hands accounting programma is de belofte dat je al je software kan koppelen met Exact Go en je vanuit een systeem kan werken. Zo voorkom je dubbel werk en het scheelt tijd. Bovendien wordt vrijwel alles automatisch ingeboekt met de systemen van dit boekhoudprogramma.

Trainingen en support

Ook heeft dit boekhoudsysteem allerlei trainingen en e-learnings online staan en werken ze met een support portal waar je al je vragen kan stellen. Maar ze hebben ook een service chat waar je specifieke vragen kunt stellen.

Online samenwerken

Samenwerken vinden ze bij dit programma erg belangrijk. Het systeem werkt overal, omdat het online is. Zo kun je inloggen via laptop, tablet en smartphone. En hebben ze diverse systemen voor online samenwerken met een boekhouder of accountant. Denk aan extra functie’s als het toewijzen van taken, delen van documenten en tegelijk invoeren van boekingen. Ook kun je mensen rollen en rechten geven, om te voorkomen dat er cruciale fouten worden gemaakt.

App

Het is al genoemd: dit programma werkt overal. Je kan zelfs inloggen via je tablet of smartphone met de app. Welke beschikbaar is voor iOS en Android. Zo kun je altijd de benodigde inzichten krijgen in je cijfers.

Proefperiode

Je kunt Exact Online gratis uitproberen met een proefperiode van 30 dagen. Na deze 30 dagen wordt het automatisch afgesloten. Dus je zit nog nergens aan vast. Tenzij je het zelf omzet naar een betaald abonnement, dan kan je gewoon verder blijven werken in je aangemaakte administratie.

Eenvoudig overstappen

Wat fijn is voor mensen met een bestaande administratie: je kan deze eenvoudig overzetten naar Exact Online. Dit kun je laten doen door het bedrijf zelf, dan vraag je een conversieverzoek aan bij de support afdeling. Jij levert de benodigde informatie aan en zij regelen het kosteloos voor je. Maar het is ook mogelijk om de conversie zelf uit te voeren met de conversietool

Prijs

Exact Online hanteert vier pakketten in hun boekhoudsysteem, van Essentials tot Accounting. Maar de eerste drie zijn het belangrijkste voor ondernemers, deze zullen we hieronder toelichten.

  • Essentials

Het goedkoopste pakket is Essentials. Hierbij betaal je €39 per maand en krijg je de basis van het boekhoudsysteem met no hands accounting en toegang tot de app. In dit pakket kun je één administratie aanmaken voor één gebruiker. Je kan onbeperkt boekhouden met één bankkoppeling en je mag vijf facturen per maand versturen.

  • Plus

Voor het Plus pakket betaal je €69 per maand en krijg je alles wat in het Essentials pakket zit, maar dan uitgebreid met de kostenanalyse, budget, activa en valuta. Daarnaast kunnen er twee gebruikers inloggen en mag je ook twee administraties aanmaken. Verder mag je 100 facturen per maand versturen en 5 bankkoppelingen aanmaken.

  • Professional

Het meest uitgebreide pakket is het Professional pakket. Hierbij krijg je alle features van het Plus pakket, maar dan wordt deze uitgebreid met onbeperkte bankkoppelingen en verkoopfacturen. En daarnaast kun je gebruik maken van rekening-courant.

Voor-en nadelen

Aan ieder boekhoudpakket zitten voor- en nadelen, zo ook aan Exact Online. Onderstaande voor- en nadelen hebben wij ondervonden:

  • Administratie overal online inzien, ook via mobiel en tablet
  • Samenwerken met accountant of boekhouder
  • Structuur in de software
  • Diverse rapportages voor inzicht in cijfers
  • Veel extra functies
  • No hands accounting
  • Inclusief online trainingen en voorbeeld boekhouding om na te bootsen
  • Automatische back-ups van alle gegevens
  • Schaalbaar systeem
  • Hulp bij overstappen met conversietool

Nadelen

  • Relatief duur boekhoudprogramma
  • De prijs kan enorm oplopen, wanneer je meerdere functies nodig hebt
  • Er gaan klachten rond op internet over slechte service en onaangekondigd onderhoud

Conclusie

Zo op het eerste gezicht is Exact Online een enorm veelzijdig boekhoudprogramma. Het voordeel is dat het schaalbaar is, waardoor je zelf extra modules kan aanschaffen indien nodig. Dit maakt het voor kleine en grote bedrijven betaalbaar. Ook is de no hands accounting functie erg handig, want boekhouden wordt bijna volledig automatisch. Dit scheelt enorm veel tijd. Bovendien wordt samenwerken met anderen enorm eenvoudig gemaakt, dankzij rechten en het toewijzen van taken.

Wel is het programma aan de dure kant in vergelijking met andere boekhoudprogramma’s en kan de prijs oplopen wanneer je meerdere extra functies nodig hebt. Hoewel sommige functies enkel bij Exact Online te verkrijgen zijn en niet bij andere programma’s. Wel is het wellicht verstandig om het programma uitgebreid te testen tijdens de proefperiode, zodat je ook de service kan ervaren en zelf kan bepalen wat je van de klachten op internet vindt.

De kans is groot dat als binnen jouw bedrijf productie en logistiek heel belangrijk zijn, je niet verder hoeft te kijken. Dan biedt dit boekhoudprogramma je veel meer kansen dan anderen.

Ga jij dit boekhoudprogramma proberen?

(5)